Assistante chef de réception
Charlotte est assistante chef de réception dans un hôtel. Sa mission principale est l'accueil du client en physique ou par téléphone. Elle manage également une équipe de réceptionniste et veille à la facturation.
Je suis Charlotte Bernard, je suis assistante chef de réception et je travaille dans un hôtel restaurant sur Lyon.
L'établissement dans lequel je travaille comporte 78 chambres. Il fait partie d'un grand groupe hôtelier français et on a également une salle de restaurant et quatre salles de séminaires pour accueillir des clients en réunion ou en formation.
Mon métier consiste en trois mots à manager une équipe, communiquer avec les autres services, ce qui est très important, et également accueillir le client qui est même la chose primordiale, que ce soit en réel, par téléphone ou par mail.
On est ouvert sept jours sur sept en réception et 24h sur 24h. Donc on a les trois huit à couvrir, c'est à dire matin, soir et nuit et également le week-end, le samedi dimanche. Et donc je change régulièrement d'horaires mais sur une journée type où je suis vraiment en tant qu'assistante de 10 h à 19 h, donc là, j'arrive, je me renseigne avec la personne du matin, sur du coup, comment se sont déroulés les départs le matin avec la facturation, est-ce qu'on a des notes en attente, des notes qu'on n'arrive pas à clôturer ?
On mettra tout sur la 805, ça fait cinq avec des noms différents.
Ok, et elle paye pour les GPA ?
Non elle ne paie pas pour les deux chambres GPA, les deux chambres GPA c'est du règlement sur place.
Et après ça va être toute la partie des mails pour les groupes Pro, tourisme et pour la partie commerciale et également du coup l'envoi de factures au débiteur. Après la personne qui était là le matin va prendre sa pause repas, moi je la remplace en réception ou s'il y a des arrivées. Je prends ma pause repas et l'après-midi on peut avoir des réunions. Et donc là, il y a la directrice, chef de réception, assistante chef de réception, chef de cuisine, responsable restauration. C'est toujours intéressant parce que du coup, en fait, on va recenser tout le commercial qu'il y a à venir.
Alors, pour l'activité de janvier, on est un petit peu plus loin, mais c'est bien qu'on en parle. On attend cette semaine une réponse pour deux ou trois événements…
Et après je continue évidemment mes mails.
Donc là, je parle avec un client par email. J'échange avec lui sur les façons de régler les factures, donc du coup, là, je lui propose les modes de règlement possibles.
Dans mes missions principales, il y a la confection du planning avec la partie RH et management. Pour ce qui est de la partie client, ça va plus être contrôler ce que vont faire les réceptionnistes dans les vérifications des arrivées et des départs. Et également il y a une partie avec le restaurant, si il y a eu par exemple un groupe le midi, il faut qu'il nous les facture, on va vérifier avec Pauline si cette facture est bien passée, si tout est en ordre.
Moi, dans mon métier, ce que je peux trouver dur là actuellement, ça va peut-être être forcément de travailler les week-ends, mais au final, j'aime bien ne pas avoir de routine. C'est ce que j'ai apprécié finalement, changer d'horaires et des fois, être en repos en semaine, c'est pas non plus si désagréable.
Alors, comme d'habitude un montant estimé, et vous mettez tout sur la chambre, on fera une facture globale si ça vous va, à la fin du séjour.
Alors là, je vais faire la caisse, donc c'est une fois par semaine. C'est l'argent en espèces qu'on va envoyer à la banque. Et à la fin, je vais faire une enveloppe globale que je vais donner demain au transporteur pour qu'il l'amène à notre banque.
Après la troisième, j'ai fait un bac général, économique et social. Ensuite, j'ai été en mise à niveau hôtellerie restauration afin d'intégrer un BTS hôtellerie restauration. Et pour avoir un pied dans le monde professionnel, j'ai continué avec une licence en alternance.
Par la suite, j'ai été embauchée en CDI pendant deux ans en tant que réceptionniste pour enfin arriver à mon poste actuel assistante chef de réception.
Pour moi, c'est un secteur où on peut évoluer rapidement si on est motivé. En fait, il faut être content de venir au travail et aimer ce qu'on fait dans ce milieu, je pense.
Ce que j'aime bien, moi, c'est le lien, en fait, c'est l'esprit d'équipe qu'on peut avoir. On travaille tout le temps avec des gens, on est tout le temps en mouvement et c'est vraiment… en fait c'est des échanges quotidiens avec les clients ou les collaborateurs.
L'établissement dans lequel je travaille comporte 78 chambres. Il fait partie d'un grand groupe hôtelier français et on a également une salle de restaurant et quatre salles de séminaires pour accueillir des clients en réunion ou en formation.
Mon métier consiste en trois mots à manager une équipe, communiquer avec les autres services, ce qui est très important, et également accueillir le client qui est même la chose primordiale, que ce soit en réel, par téléphone ou par mail.
On est ouvert sept jours sur sept en réception et 24h sur 24h. Donc on a les trois huit à couvrir, c'est à dire matin, soir et nuit et également le week-end, le samedi dimanche. Et donc je change régulièrement d'horaires mais sur une journée type où je suis vraiment en tant qu'assistante de 10 h à 19 h, donc là, j'arrive, je me renseigne avec la personne du matin, sur du coup, comment se sont déroulés les départs le matin avec la facturation, est-ce qu'on a des notes en attente, des notes qu'on n'arrive pas à clôturer ?
On mettra tout sur la 805, ça fait cinq avec des noms différents.
Ok, et elle paye pour les GPA ?
Non elle ne paie pas pour les deux chambres GPA, les deux chambres GPA c'est du règlement sur place.
Et après ça va être toute la partie des mails pour les groupes Pro, tourisme et pour la partie commerciale et également du coup l'envoi de factures au débiteur. Après la personne qui était là le matin va prendre sa pause repas, moi je la remplace en réception ou s'il y a des arrivées. Je prends ma pause repas et l'après-midi on peut avoir des réunions. Et donc là, il y a la directrice, chef de réception, assistante chef de réception, chef de cuisine, responsable restauration. C'est toujours intéressant parce que du coup, en fait, on va recenser tout le commercial qu'il y a à venir.
Alors, pour l'activité de janvier, on est un petit peu plus loin, mais c'est bien qu'on en parle. On attend cette semaine une réponse pour deux ou trois événements…
Et après je continue évidemment mes mails.
Donc là, je parle avec un client par email. J'échange avec lui sur les façons de régler les factures, donc du coup, là, je lui propose les modes de règlement possibles.
Dans mes missions principales, il y a la confection du planning avec la partie RH et management. Pour ce qui est de la partie client, ça va plus être contrôler ce que vont faire les réceptionnistes dans les vérifications des arrivées et des départs. Et également il y a une partie avec le restaurant, si il y a eu par exemple un groupe le midi, il faut qu'il nous les facture, on va vérifier avec Pauline si cette facture est bien passée, si tout est en ordre.
Moi, dans mon métier, ce que je peux trouver dur là actuellement, ça va peut-être être forcément de travailler les week-ends, mais au final, j'aime bien ne pas avoir de routine. C'est ce que j'ai apprécié finalement, changer d'horaires et des fois, être en repos en semaine, c'est pas non plus si désagréable.
Alors, comme d'habitude un montant estimé, et vous mettez tout sur la chambre, on fera une facture globale si ça vous va, à la fin du séjour.
Alors là, je vais faire la caisse, donc c'est une fois par semaine. C'est l'argent en espèces qu'on va envoyer à la banque. Et à la fin, je vais faire une enveloppe globale que je vais donner demain au transporteur pour qu'il l'amène à notre banque.
Après la troisième, j'ai fait un bac général, économique et social. Ensuite, j'ai été en mise à niveau hôtellerie restauration afin d'intégrer un BTS hôtellerie restauration. Et pour avoir un pied dans le monde professionnel, j'ai continué avec une licence en alternance.
Par la suite, j'ai été embauchée en CDI pendant deux ans en tant que réceptionniste pour enfin arriver à mon poste actuel assistante chef de réception.
Pour moi, c'est un secteur où on peut évoluer rapidement si on est motivé. En fait, il faut être content de venir au travail et aimer ce qu'on fait dans ce milieu, je pense.
Ce que j'aime bien, moi, c'est le lien, en fait, c'est l'esprit d'équipe qu'on peut avoir. On travaille tout le temps avec des gens, on est tout le temps en mouvement et c'est vraiment… en fait c'est des échanges quotidiens avec les clients ou les collaborateurs.
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